Digitale Personalakte

Personalabrechnung

Das optionale Modul Digitale Personalakte ist der erste Schritt zum papierlosen Büro. Es wurde vollständig in das SP_Data Produktportfolio, bestehend aus Personalabrechnung, -management, -zeitwirtschaft und Mitarbeiterportal, integriert. Serienbriefe lassen sich personifiziert und direkt aus der digitalen Personalakte heraus befüllen, zu PDF konvertieren, ablegen und/oder verteilen.

Auch das Berichtswesen wurde berücksichtigt. So können Berichte, neben dem klassischen Ausdruck und der Möglichkeit des E-Mail Versands, verschlüsselt in einem zweigeteilten Archiv ablegt werden.

Auf einen Blick

  • Webservice
  • Einbindung in SP_Data PA, PM, PZ, MP
  • Archivierung sämtlicher Systemberichte
    (inkl. Verschlüsselung, Komprimierung und Anonymisierung der Dokumente)
  • Automatisierte Verschlagwortung
  • Automatisierte Archivierung pro Monat
  • Integration sonstiger Dateien*
  • Dezentrale Ablage
  • Auslagerung auf externe Medien möglich
  • Integriertes Berechtigungskonzept
  • Zugriff über Mitarbeiterstammblatt
  • Zugriff über Mitarbeiterportal**
  • (Intranet/Internet)
     

Zur verschlüsselten Hinterlegung von

  • Verdienstabrechnungen
  • Zeitnachweisen
  • Arbeitsverträgen*
  • Zeugnissen*
  • Bescheinigungen*
  • Firmenwagenregelungen*
  • Individuellen Vereinbarungen* uvm.

*    Voraussetzung SP_Data PA, PM
**  Voraussetzung SP_Data MP

 

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In der multimedialen Personalakte des Mitarbeiters werden lösungsübergreifend und je nach Berechtigungsstufe Unterlagen aus dem Abrechnungs- und/oder Verwaltungssystem, z.B. Gehaltsabrechnungen, Zeitnachweise, Arbeitsverträge, Zeugnisse und Bescheinigungen sowie individuelle Mitarbeiterunterlagen* verwaltet. Auf Mandantenebene können u.a. Lohnjournale und Beitragsabrechnungen jahrgangsbezogen archiviert werden - automatisiert über den Monatsabschluss der SP_Data Personalabrechnung (SP_Data PA). 

Die archivierten Berichte werden standardgemäß im PDF-Format erzeugt. Sie können bequem als verschlüsselter Anhang einer E-Mail versendet werden. Der PDF-Aufruf erfolgt z.B. über den Adobe Acrobat Reader, welcher kostenlos für verschiedene Rechnerplattformen zur Verfügung steht. Darüber hinaus werden die Ablage und der Aufruf von Fremddateien unterstützt.
 

Hervorzuheben ist die Sicherheit der Lösung, die sich mit dem HRM-Archiv wie ein Datentresor verhält. Dokumente können nur von berechtigten Anwendern in das Archiv gestellt oder aus dem Archiv gelesen werden.

Die digitale Personalakte von SP_Data ist ein Webservice, über den Dokumente dezentral via Intranet verwaltet werden. Für den Anwender erfolgt der Dokumentenzugriff per einfachem Doppelklick oder Download. Er benötigt keinerlei Datei-Zugriff, da dieser ausschließlich über den Webservice erfolgt, der die Berechtigung prüft und das Dokument aushändigt. Statt des Dateinamens wird ein Sicherheitsschlüssel angezeigt, der Manipulationen verhindert. 

Die Software gleicht die Dokumentinformationen mit dem Sicherheitsschlüssel ab, holt das Dokument aus dem Archiv, entschlüsselt dieses und zeigt es an.

Bereits vorhandene Dokumente können nachträglich übernommen werden. Ist eine eigene Dokumentenmanagementlösung im Einsatz, kann diese angebunden werden.

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