Hervorzuheben ist die Sicherheit der Lösung, die sich mit der digitalen Personalakte (HRM-Archiv) wie ein Datentresor verhält. Dokumente können nur von berechtigten Anwendern in das Archiv gestellt oder aus dem Archiv gelesen werden.
Die digitale Personalakte von SP_Data ist ein Webservice, über den Dokumente dezentral via Intranet verwaltet werden. Für den Anwender erfolgt der Dokumentenzugriff per einfachem Doppelklick oder Download. Er benötigt keinerlei Datei-Zugriff, da dieser ausschließlich über den Webservice erfolgt, der die Berechtigung prüft und das Dokument aushändigt. Statt des Dateinamens wird ein Sicherheitsschlüssel angezeigt, der Manipulationen verhindert.
Die Software gleicht die Dokumentinformationen mit dem Sicherheitsschlüssel ab, holt das Dokument aus dem Archiv, entschlüsselt dieses und zeigt es an.
Bereits vorhandene Dokumente können nachträglich übernommen werden. Ist eine eigene Dokumentenmanagementlösung im Einsatz, kann diese angebunden werden.