Innerhalb der Personalabrechnung, Personalzeitwirtschaft und dem Mitarbeiterportal werden oftmals parallel unternehmensspezifische Felder für weitere Bearbeitungsprozesse (wie z. B. E-Mail-Adressen, private Telefonnummern, Daten zur Aus- und Weiterbildung, Statistikdaten) gespeichert. Zukünftig ist darauf zu achten, dass die "zusätzlich gespeicherten" personenbezogenen Daten ebenfalls mit dem Zweck der Datenverarbeitung und der klaren Rechtsgrundlage dokumentiert werden. Auch nach bisherigem Recht gilt bei der Verarbeitung der Grundsatz der Datenvermeidung und Datensparsamkeit (§ 3a BDSG).
In der täglichen Praxis ergänzen weitere Tools wie z. B. Microsoft Excel oftmals das HR-Portfolio. Der Vorteil der schnellen Auswertbarkeit und Kalkulation, die Nutzung als "kleines Bewerbermanagement" und die unkomplizierte Weitergabe ohne spezifisches User-Berechtigungskonzept führten in der Vergangenheit teilweise zum inflationären Einsatz.
Die Konsequenz wird durch das EU-DSGVO jetzt aufgegriffen und stark reglementiert: Personenbezogene Daten gehören an einen zentralen, kontrollierbaren Standort und müssen innerhalb bestimmter Fristen gelöscht werden können.