Fachartikel: Digital organisierte Weiterbildung

Die Planung und Organisation von erfolgreicher Weiterbildung stellt eine wichtige Aufgabe der aktiven Personalarbeit dar. Dafür ist wegen der großen Vielfalt der Bildungsangebote und des damit wachsenden Arbeitsaufwandes eine systematische Herangehensweise sinnvoll. Eine Bildungsmanagement-Software erleichtert die Steuerung der Prozesse, hält sie transparent und wertet ihre Ergebnisse aus. Grundsätzlich lässt sich das Management von Weiterbildungsmaßnahmen mit Hilfe einer Software in die fünf nachfolgend beschriebenen Schritte untergliedern.
 

1. BILDUNGSBEDARF ERMITTELN

Die Software erinnert Sie in regelmäßigen Zeitabständen daran, die Führungskräfte auf deren Bildungspläne für ihre Mitarbeiter anzusprechen. Gibt es neue Anforderungen des Marktes, die durch Weiterbildung abgefedert werden sollen? Welche Skills fehlen den Mitarbeitern? Wer soll wann wie geschult werden? Wenn Sie systematisches Talentmanagement betreiben, können Sie die SOLL-IST-Analyse der benötigten und bereits vorhandenen Skills sowie die Ergebnisse der Mitarbeitergespräche den Führungskräften für deren Ermittlung des Bildungsbedarfs zuleiten (siehe auch Artikel „Wie eine Software Ihr Talentmanagement unterstützt“).

3. BILDUNGSMASSNAHMEN ORGANISIEREN

Anmeldungen und Genehmigungen erfolgen ebenfalls unkompliziert über das System. Im Online-Kursbuch können Vorgesetzte und Mitarbeiter Anmeldungen vornehmen, die dann ein automatisiertes Genehmigungsverfahren durchlaufen. Mit definierbaren Workflows kontrollieren Sie diesen Prozess und verwalten Teilnehmerlisten sowie Umbuchungen und Stornierungen. Automatisierte E-Mails laden Referenten und Teilnehmer fristgerecht ein und informieren Vorgesetzte über die Termine. Die Schulungsunterlagen können Sie digital zum Download bereitstellen. Für Präsenzveranstaltungen müssen die Räumlichkeiten im Haus vorbereitet oder Reisen gebucht werden; E-Learning-Kurse starten direkt im Online-Kursbuch. Eine Schulungsteilnahme dokumentiert das System automatisch in der jeweiligen Personalakte. Während des gesamten Verlaufs bleibt der Prozess für alle transparent, denn Führungskräfte und Mitarbeiter können jederzeit den Status der geplanten und laufenden Weiterbildungsmaßnahmen einsehen.
 

4. WIRKSAMKEIT PRÜFEN

Eine Weiterbildungsmaßnahme war wirksam, wenn sie den Teilnehmern die gewünschten neuen Kenntnisse und Verhaltensweisen vermitteln konnte. Holen Sie nach der Veranstaltung die Einschätzung der Vorgesetzten und Teilnehmer dazu ein und fragen Sie gegebenenfalls den neuen Wissenstand der Mitarbeiter mit Online-Tests ab. Wirklich erfolgreich ist Weiterbildung, wenn sie auch nachhaltig wirkt. Das erreicht man durch Training on the Job und zyklische Lerneinheiten. Stellen Sie mit Hilfe von Tutoren sicher, dass die neuen Methoden und Tools ausreichend trainiert werden, und unterstützen Sie den Lernerfolg durch wiederholte Tests. Die Software stellt Ihnen Vorlagen für Feedbackbögen zur Verfügung und ermöglicht, eigene PowerPoint-Dateien in das System zu laden. Die Beteiligten füllen die Fragebögen online aus. Ihre Antworten fließen automatisch in das System zurück und können dort ausgewertet werden.
 

5. BILDUNGSCONTROLLING DURCHFÜHREN

Last, but not least müssen die Zahlen kontrolliert werden. Was bewirkte die Maßnahme, wie viel kostete sie, wie lange dauerte sie, sprich: Wie effizient war sie? Die Software liefert alle wichtigen Kennzahlen und hilft bei der Verwaltung des Bildungsbudgets. Sie erfasst Feedback, Kosten und Stundenaufwand und ordnet die Leistungen den entsprechenden Kostenstellen zu. Jährliche Statistiken und Auswertungen über durchgeführte Weiterbildungen können mit wenigen Klicks erstellt werden.
 

TIPP: BERATER BUCHEN

Die Anwendung einzelner Module ist oft schnell in Schulungen erlernt. Um die Möglichkeiten einer Software voll nutzen zu können, muss aber neben dem WIE auch das WARUM verstanden werden. Woher kommen die Daten, wohin fließen sie, was sollen sie auslösen? Es muss prozessual gedacht werden. Gerade HR-Prozesse sind sehr firmenspezifisch und vielschichtig vernetzt. Ersparen Sie sich Zeit und Nerven und ziehen Sie bei der Einführung der Software einen Berater des Softwarehauses hinzu. Er stellt Ihnen die richtigen Fragen, damit Sie Ihr Fachwissen in das System übertragen und die Software in die organisatorischen Abläufe Ihres Hauses einbinden können. Eine Weiterbildung für den Weiterbildungsverantwortlichen.
 

Die Digitalisierung verändert mit ihren Angeboten wie E-Learning und Online-Kursen nicht nur die Methoden der Weiterbildung, sondern gestaltet auch ihre Planung und Organisation neu. Personaler können die Komplexität der Weiterbildungsangebote nur mit Hilfe einer Software effizient managen. Durch eine Bildungsmanagement-Lösung behalten Sie Termine, Teilnehmer und Kosten im Blick und steuern die Prozesse zeitsparend und transparent.