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Top Thema: Arbeitswelt im Jahr 2018

Der Bundesverband der Personalmanager (BPM) hat zum Jahreswechsel eine Zusammenfassung der Top-Themen herausgegeben, die die HR-Welt 2018 beschäftigen werden.

Einführung eines Bewerbermanagementsystems

Wozu Sie ein Bewerbermanagementsystem benötigen?

Wer kennt das nicht: Die Personalanforderung wurde genehmigt, die Stellenbeschreibung formuliert und die Stellenanzeige in den relevanten Medien veröffentlicht. Nun trudeln die Bewerbungen ein, und dann? Wie behält man den Überblick? Hat der Bewerber schon eine Eingangsbestätigung erhalten? Wurde die Abteilung, welche eine Stelle zu besetzen hat, über die Bewerbungen informiert? Wer soll eigentlich Zugriff auf die Bewerbungsunterlagen erhalten, und wer nicht? Eine Bewerbermanagement-Software bringt Ordnung in diesen Prozess.

Was bringt ein Bewerbermanagementsystem?

Eine Software hilft, den Bewerbungsprozess vollständig zu strukturieren:

  1. Sie registriert alle Bewerbungen,
  2. Diese liegen zentral an einer Stelle und sind für die Beteiligten verfügbar,
  3. Alle mit der Bewerbung verknüpften Prozesse lassen sich über die Software abwickeln.

Der große Vorteil an einem Bewerbermanagementsystem (BMS) ist die Übersichtlichkeit, die sicherstellt, dass nichts vergessen wird:

  • Alle Beteiligten behalten den Überblick, welche Bewerbungen eingegangen sind,
  • ob sie an die entsprechende Abteilung weitergeleitet wurden,
  • Feedback erfolgt ist,
  • der Bewerber bereits Rückmeldung bekommen hat, oder ein Termin vereinbart wurde.

Weitere Vorteile eines BMS:

Die digitale Bereitstellung der Bewerberdaten bietet zusätzlich den Vorteil, dass Beteiligte jederzeit und überall Zugriff darauf haben und die Daten keine Archive füllen. Die Workflows können wesentlich effizienter gestaltet und wiederkehrende Arbeitsschritte automatisiert werden. Das erleichtert nicht nur die interne Bearbeitung von Bewerbungen, sondern hinterlässt auch bei Bewerbern einen positiven Eindruck, weil sie nicht wochenlang auf Antworten warten müssen. In Zeiten des Fachkräftemangels eigentlich eine Selbstverständlichkeit.

Ein BMS kann Ihnen außerdem erhöhte Rechtssicherheit bieten. Zum einen, weil Vorlagen und Formulierungen für Eingangsbestätigungen, Einladungen und Absagen direkt hinterlegt werden. Zum anderen, weil die zentrale Datenhaltung ermöglicht, nur bestimmten Personen Zugriff zu gewähren – wesentlich sicherer als wenn Bewerbungen per E-Mail weitergeleitet, oder gar in Papierform offen auf dem Tisch vergessen werden.

Ohne ein BMS ist es für Sie heute außerdem kaum möglich, den Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden – insbesondere was die Löschung der Daten betrifft.  Durch den Zugriff berechtigter Personen auf das System werden Bewerbungen nicht mehr per Mail im Haus verschickt und an verschiedenen Stellen gespeichert, sondern liegen nur im BMS vor und werden dort zentral - manuell oder automatisch - gelöscht. Die Bewerbermanagement-Lösung von SP_Data gewährleistet, durch das integrierte DSGVO-Modul, selbstverständlich die automatische Löschung der Daten. Damit lassen sich alle DSGVO-konformen Löschfristen hinterlegen und umsetzen.

Für wen bietet sich die Software an?

Im Grunde für alle Unternehmen, die regelmäßig Stellen besetzen. Mit einem Bewerbermanagementsystem beeinflussen Sie Ihre Candidate Journey positiv, die Software ermöglicht effizientes Arbeiten und schnelle Reaktionszeiten - in Zeiten des Fachkräftemangels eine dringende Notwendigkeit.

SP_Data bietet mit der Software „Bewerbermanagement“ eine Rundum-Lösung. Sprechen Sie uns hierzu gerne an. Im kommenden Newsletter stellen wir Ihnen im Detail vor, welche Arbeitsschritte eine Softwarelösung abdecken kann.

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