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02.07.2019
Von: Nadine Langer
Zertifiziert: Revisionssichere Archivierung
Neue SP_Data Software für Personalabteilungen
Die neue digitale Personalakte von SP_Data wurde nach IDW PS880-Standard zertifiziert. Der Softwareanbieter für Personalmanagement führt mit dem neuen HRM-Archiv die revisionssichere Archivierung ein und bringt damit mehr Struktur und Sicherheit in die Daten- und Dokumentenverwaltung der Personalabteilungen.
Dokumente managen, nicht nur archivieren, darum geht es laut Stefan Post, Geschäftsführer von SP_Data, heute: „Die zentrale und verschlüsselte Ablage von Dokumenten ist im Personalbereich wichtiger denn je. Basierend auf aktuellen Marktanforderungen haben wir unser neues HRM-Archiv entwickelt.“ Er erklärt weiter: „Unternehmen wünschen sich ein papierloses Büro und voll automatisierte Prozesse. Als Softwarehaus ist es uns ein besonderes Anliegen, hier voranzukommen und die Digitalisierungspläne in die Realität umzusetzen.“
Eine digitale Personalakte, überall nutzbar
„Verwaltungsarbeiten, wie Datenarchivierung und Aktenpflege, nehmen einen Großteil der täglichen Personalarbeit ein. Die verschlüsselte, digitale Personalakte vereinfacht diese Prozesse enorm“, erklärt Stefan Post. Im HRM-Archiv (Human Resources Management-Archiv) werden automatisch oder manuell erzeugte Dokumente abgelegt und in allen beteiligten Lösungen zur Verfügung gestellt. Die Dokumente können demnach jederzeit von allen berechtigten Benutzern bearbeitet werden. Dazu gehören die SP_Data Personalabrechnung, Personalzeitwirtschaft, das Mitarbeiterportal und die Module rund um das Bewerber-, Bildungs- und Talentmanagement. Durch die Verwendung des CMIS-Standards können neben den SP_Data Lösungen aber auch Drittsysteme Dokumente im HRM-Archiv ablegen und abrufen.
Ingo Schütte, Vertriebsleiter bei SP_Data, hebt besonders gefragte Funktionen des HRM-Archivs hervor: „Mit einem Zusatzmodul können eingescannte Dokumente schnell und einfach verschlagwortet und den jeweiligen Mitarbeitern zugeordnet werden. Außerdem besteht die Möglichkeit, mit dem Security-Modul Löschfristen je Dokumententyp zu definieren“, erklärt Ingo Schütte weiter. Dadurch sei sichergestellt, dass die Personalakte die Anforderungen der DSGVO erfüllt.
Zertifizierte Revisionssicherheit
Für die Datensicherheit ist im Bereich Personal ein besonders hohes Schutzniveau notwendig. Die Personalsoftware regelt Zugriffe auf die elektronischen Personalakten und auf Bearbeitungsvorgänge. „Ein intelligentes Verfahren prüft, ob das Dokument in der Akte verfälscht oder manipuliert wurde“, sagt Ingo Schütte. Das serverseitige Protokoll hält sämtliche Veränderungen in dem HRM-Archiv fest – es ist revisionssicher. Somit bleibt kein Hinzufügen, Verändern oder Löschen von Dokumenten unbemerkt. Für die Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit sei dies ein absolutes Muss.
von links: Stefan Post, Geschäftsführer SP_Data und Ingo Schütte, Prokurist und Vertriebsleiter SP_Data.
Quelle: SP_Data.